Cách trả lời phỏng vấn khi Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản gọi

Thời gian gọi trong giờ hành chính từ: 8h-18h (giờ bên Nhật) ngày làm việc từ thứ 2- thứ 6 (trừ ngày nghỉ thứ 7, Chủ Nhật và lịch đỏ của Nhật), ở bên Nhật và Việt Nam chênh nhau 2 tiếng ( tức là 6h – 16h Việt Nam).

• Lưu ý đặc biệt Cục FUKUOKA thường sẽ check tiếng Nhật nhiều nhất còn các vùng khác có check nhưng ít hơn ( các bạn nên cố gắng kaiwa thật nhiều để có được phản xạ tốt khi trả lời nhé !)
• Cục check đầu tiên sẽ là CHIBA và TOKYO sau đó sẽ đến các Cục XNC khác

1. Những điều cần chuẩn bị

• Chuẩn bị một chiếc điện thoại thật tốt để đảm bảo: Loa nghe to, mic nói tốt, chế độ chuông âm lượng lớn, không bị chập chờn, không bị sập nguồn khi nhận cuộc gọi, điện thoại luôn ở trạng thái đầy pin, hạn chế di chuyển đến những nơi sóng điện thoại yếu…
• Tránh xảy ra những lỗi như: Lỗi loa nghe, lỗi míc, lỗi máy sập nguồn khi nhận cuộc gọi, …. Vì khi nghe qua điện thoại sẽ rất khó nghe cộng với việc bị tâm lý các bạn sẽ bị cuống.
• Tuyệt đối không được tắt điện thoại trong thời gian cục check (Các bạn nhắc cả người bảo lãnh vấn đề này nhé).
• Khi nhận được điện thoại từ nước ngoài, đầu 0081, +81 hoặc không hiển thị số bạn cần nhanh chóng di chuyển tới nơi có sóng điện thoại tốt nhất và yên tĩnh để trả lời điện thoại. Nếu là điện thoại cố định, đương nhiên bạn phải nhắc nhở mọi người xung quanh giữ trật tự – nếu cần.
• Trong trường hợp bạn đang ở nơi ồn ào, nơi có sóng điện thoại yếu, bạn có thể nói với đầu dây bên kia là gọi lại sau vì đang không tiện nghe máy vì ồn, vì đang họp hoặc không an toàn khi đang tham gia giao thông.
  Tuyệt đối không được trả lời một cách chắc chắn những câu hỏi mà mình thấy không nhớ rõ thông tin. Bạn có thể nói: “tôi không nhớ chính xác, vui lòng chờ tôi kiểm tra lại rồi xác nhận với anh/chị.” Tất nhiên phải là những thông tin mà bạn có thể quên (chẳng hạn ngày tốt nghiệp của con bạn).
• Tuyệt đối không được hỏi, nói chuyện với người bên ngoài khi đang trả lời phỏng vấn. Ngược lại mọi người xung quanh tuyệt đối không được nhắc người đang bị phỏng vấn.

2. Trả lời phỏng vấn

• Các bạn cần giữ thái độ bình tĩnh, lễ phép, tuyệt đố không được cáu gắt, tỏ thái độ khó chịu, không được trả lời trống không, khi hỏi về hồ sơ thì sẽ nói tiếng Việt nên các bạn cần sử dụng triệt để câu vâng, dạ để tạo sự thiện cảm
• Còn về kiểm tra tiếng Nhật thì các bạn luôn luôn dùng thể lịch sự để trả lời, không được dùng thể ngắn khi không nghe rõ thì hãy nói làm ơn nhắc lại câu hỏi (mouichido – もういちど)...
• Không cuống và trả lời qua loa (chỉ cần người ta kiểm tra 3 câu mà các bạn chỉ trả lời được 1 câu, họ sẽ cúp máy và đồng nghĩa với việc bạn trượt về năng lực tiếng Nhật). Vì thế phải liên tục học tiếng Nhật, chịu khó luyện nghe thật nhiều (Hãy dành thời gian tối thiểu 9 tiếng/ ngày để học nhé).
• Các bạn không nên uống bia rượu trong thời gian nhạy cảm này, cả người bảo lãnh của các bạn cũng vậy. Phải học thuộc nội dung hồ sơ của mình như nghề nghiệp, tên giám đốc công ty khai chứng minh thu nhập, chứng minh công việc, tên phó giám đốc, trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng,.v.v…
• Trả lời chính xác và khớp với những thông tin đã khai trong hồ sơ nộp sang cục xuất nhập cảnh Nhật Bản. Hãy nhắc bố mẹ của các bạn (người bảo lãnh tài chính) cần phải trả lời chính xác những thông tin đã khai trong hồ sơ du học.

• NGƯỜI BẢO LÃNH CHÚ Ý CÁC THÔNG TIN SAU

• Họ và tên người bảo lãnh.
  Ngày tháng năm sinh người bảo lãnh.
  Quan hệ với người được bảo lãnh – du học sinh.
  Trong gia đình có bao nhiêu người, tên và công việc từng người.
  Địa chỉ hiện tại đang ở, có ai đang sống cùng ở đó.
  Công việc hiện tại làm gì, ở đơn vị nào, địa chỉ ở đâu.
  Thu nhập 1 tháng bao nhiêu, đây là câu hỏi xoáy, bạn có thể xác nhận lại “Bạn muốn hỏi thu nhập của tôi trong năm nào?”. Từ đó bạn nhớ lại bảng xác nhận thu nhập năm đó, chia cho 12 tháng rồi nói một con số khoảng…, sao cho mức chênh lệch không quá 1 triệu.
  Nếu gia đình làm kinh doanh tự do thì cần xác nhận lại về: mặt hàng kinh doanh chủ yếu là gì, mức thu nhập hằng năm bao nhiêu. Vốn đầu tư bao nhiêu, thời gian kinh doanh được bao lâu rồi, số và ngày tháng cấp đkkd, mã số thuế cá nhân …
  Nếu gia đình làm trang trại, nông nghiệp thì người bảo lãnh cần chú ý trả lời đúng: trang trại nuôi con gì, trồng cây gì, sản lượng hằng năm bao nhiêu, doanh thu đạt được mức nào? Ngoài ra, bạn cũng cần trả lời được trang trại rộng bao nhiêu, nếu có giấy phép mở trang trại bạn cần cung cấp số, ngày cấp giấy phép.
  Sổ tiết kiệm có bao nhiêu tiền định dành cho con đi du học, tài khoản mở tại ngân hàng nào, địa chỉ ở đâu. Ngày mãn hạn sổ tiết kiêm là ngày nào?
  Những mốc thời gian quan trọng của gia đình hay của người bảo lãnh. Đối với người đi làm công ty thì phải biết tên giám đốc, tên trưởng phòng, nhân viên hay những người đồng nghiệp.

  DU HỌC SINH CHÚ Ý CÁC THÔNG TIN SAU

  Họ và tên, ngày tháng năm sinh.
  Gia đình có bao nhiêu người, ngày tháng năm sinh, tình trạng hôn nhân và nghề nghiệp.
  Nơi ở hiện nay, quê quán.
  Tốt nghiệp cấp 3, trung cấp, cao đẳng, đại học trường nào, ngày tháng năm nào?
  Tên giáo viên chủ nhiệm, hiệu trưởng trường cấp 3, trung cấp, cao đẳng, đại học là gì?
  Học tiếng Nhật ở đâu? trong khoảng thời gian nào? học đến bài nào và đã thi được chứng chỉ gì rồi?
  Trường Nhật ngữ đang đăng ký xin học là trường gì? địa chỉ trường ở đâu?
  Lý do du học của em là gì? được viết tay hay đánh máy?
  Nguyện vọng học tập của em là gì? Mong muốn học về chuyên ngành gì tiếp theo?
  Vào học cấp 1 từ năm nào? (có thể có những trường hợp đi học muộn).
  Thời gian trống (không đi học) em đã làm gì, ở đâu, công việc thế nào… Trong trường hợp bạn đi làm ở một công ty nào đó thì phải thuộc đủ mọi thông tin về công ty mà mình đã làm việc: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, tên giám đốc, tên trưởng phòng, công ty làm gì, bạn làm gì, tên đồng nghiệp là gì, công ty đó giờ còn hoạt động không….

3. Tổng hợp một số ví dụ về lý do trượt của các kỳ 

• Hỏi tiếng Nhật 3 câu thì trả lời được 1 câu hoặc 2 câu.
• Đến phần tiếng Nhật thì không trả lời và chọn giải pháp im lặng vì không nghe được và không nói được.
• Quên tuổi/ngày, tháng, năm sinh của bố, mẹ, anh, chi, em trong gia đình.
• Vì dọn dẹp mệt nên khi nghe cục gọi không trả lời được hoặc không nghe máy.
• Bố bận uống rượu và hẹn cục khi khác gọi lại.
• Bố hoặc Mẹ trả lời hồ sơ không đúng trong hướng dẫn trả lời phỏng vấn.
• Tên giám đốc công ty bạn đã từng làm việc là gì? Tên phó giám đốc? Địa chỉ công ty? Thời gian làm việc ở công ty? ….
• Lý do du học là đánh máy hay viết tay?

Chú ý: Các bạn cần lưu ý vấn đề này vì có bạn đã gặp phải với nội dung như sau:

• Bố là người bảo lãnh nhưng họ gọi cho học sinh và hỏi số điện thoại của mẹ.
• Học sinh cho số của mẹ và khi họ gọi cho mẹ thì mẹ không trả lời được gì cả.
• Chúng ta thường mắc phải lỗi là ai bảo lãnh thì chỉ mình người đó học thông tin người bảo lãnh, như vậy là rất nguy hiểm.
• Không thể nào chồng làm nghề gì mà vợ không biết.
• không thể nào mà thu nhập của chồng mỗi tháng khoảng bao nhiêu mà vợ không nắm được.
• Do đó, 1 người bảo lãnh thì người còn lại không nhất thiết phải học hết đề cương nhưng ít nhất những thông tin cơ bản của đối tượng liên quan thì phải rõ, bao gồm:
  - Tên, tuổi.
  - SĐT, nghề nghiệp, nơi làm việc. thu nhập mỗi tháng khoảng khoảng…
• Còn sâu hơn về các thông tin của Sổ ngân hàng hay thông tin về trường Nhật ngữ của con mình thì do không phải là người trực tiếp bảo lãnh nên không thể nắm chi tiết. Tuy nhiên các thông tin cơ bản của chồng( vợ) mình mà trả lời sai thì chắc chắn trượt.
• Ngoài ra, câu HỌC XONG TIẾNG THÌ EM LÀM GÌ? các bạn chú ý trong thông tin người bảo lãnh như nào thì học như vậy, học lên tiếp senmon hay ĐH thì học trường gì, ngành gì, hay về nước luôn thì làm gì

Một số lời khuyên:

- Học tiếng Nhật liên tục trong thời gian tối thiểu 6 tháng và các ngày trong tuần trước khi sang Nhật. Hãy dành thời gian ít nhất 9 tiếng/ 1 ngày để học.

- Thường xuyên đàm thoại và nghe tiếng Nhật, chịu khó giao tiếp với người Nhật.

- Luyện tập trả lời phỏng vấn cùng với giáo viên người Nhật, giáo viên người Việt và bạn bè.

- Rèn luyện sức khỏe hàng ngày. Hãy dành tối thiểu 1 tiếng để tập thể dục, nâng cao năng lực thể chất.

- Ăn, ngủ, nghỉ ngơi một cách khoa học để có một sức khỏe tốt đảm bảo cho việc học tập của mình.

- Tuyệt đối không được uống rượu bia trong thời gian cục sẽ gọi kiểm tra hồ sơ (khoảng 1 tháng).

Chúng tôi xin cấp mẫu mà cục xuất nhập cảnh Nhật Bản hay gọi điện cho học sinh và người bảo lãnh